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Dokumenten Management leicht gemacht

Aktenordner so weit das Auge reicht… Und kein Ende in Sicht! Und dann noch das leidige Thema “Aufbewahrungsfrist 10 Jahre”

Wer kennt das nicht, trotz digitalem Büro sind Aktenordner leider immer noch omnipräsent. Nicht nur Versicherungsbüros und Immobilienmakler ersticken förmlich an dem Papierkram, auch jedes normale Büro kann sich der Flut an Papier kaum wären. Lösungen gibt es hier aber dennoch.

Aktenordner scannen und digitalisieren oder extern einlagern, um Platz zu sparen sind einige Optionen. Hört sich schwerer an als es ist. Falls die Papiermenge überschaubar ist, kann dies in Eigenregie erfolgen. Falls aber die Masse an “Papier” zu groß ist, sollte man eine Firma hierfür zu Rate ziehen. Leider ist diese Art von Tätigkeit nicht sehr verbreitet. Es gibt sie aber, diese Spezialfirmen die sich auf Dokumentenmanagement spezialisiert haben. Eine von diesen Firmen ist Ironmountain.

Die Firma Ironmountain bietet nicht nur einen Scanservice, sondern noch eine Vielzahl von weiteren Tätigkeiten Rund um das Papier an. Hier sollte man einen Blick mehr wagen. Nichts ist schlimmer als Papierberge. Zeit ist Geld und das richtige Dokument suchen kostet leider viel Zeit. Hier ist also Handlungsbedarf.

Unsere Erfahrung:

Da wir, Gott sei Dank nicht allzu viel “Papier” unser eigen nennen, haben wir das wichtigste per Hand gescannt und somit digital gespeichert. Per OCR sind diese Dokumente nun auch durchsuchbar. Was die Sache weiter erleichtert. Leider ist das einscannen sehr zeitaufwendig und man sollte gut überlegen, ob nicht z.B. Ironmountain dies erledigen sollte. Falls man dennoch selber Hand anlegen möchte, würden wir den Tip geben, einen hochwertigen Dokumentenscanner zu erwerben.

Und wen die Arbeit vollbracht ist, freut man sich an dem Digitalen Schatz.

Bild: Holger Bischoff

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