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Dokumenten Management leicht gemacht

Aktenordner so weit das Auge reicht… Und kein Ende in Sicht! Und dann noch das leidige Thema “Aufbewahrungsfrist 10 Jahre”

Wer kennt das nicht, trotz digitalem Büro sind Aktenordner leider immer noch omnipräsent. Nicht nur Versicherungsbüros und Immobilienmakler ersticken förmlich an dem Papierkram, auch jedes normale Büro kann sich der Flut an Papier kaum wären. Lösungen gibt es hier aber dennoch.

Aktenordner scannen und digitalisieren oder extern einlagern, um Platz zu sparen sind einige Optionen. Hört sich schwerer an als es ist. Falls die Papiermenge überschaubar ist, kann dies in Eigenregie erfolgen. Falls aber die Masse an “Papier” zu groß ist, sollte man eine Firma hierfür zu Rate ziehen. Leider ist diese Art von Tätigkeit nicht sehr verbreitet. Es gibt sie aber, diese Spezialfirmen die sich auf Dokumentenmanagement spezialisiert haben. Eine von diesen Firmen ist Ironmountain.

Die Firma Ironmountain bietet nicht nur einen Scanservice, sondern noch eine Vielzahl von weiteren Tätigkeiten Rund um das Papier an. Hier sollte man einen Blick mehr wagen. Nichts ist schlimmer als Papierberge. Zeit ist Geld und das richtige Dokument suchen kostet leider viel Zeit. Hier ist also Handlungsbedarf.

Unsere Erfahrung:

Da wir, Gott sei Dank nicht allzu viel “Papier” unser eigen nennen, haben wir das wichtigste per Hand gescannt und somit digital gespeichert. Per OCR sind diese Dokumente nun auch durchsuchbar. Was die Sache weiter erleichtert. Leider ist das einscannen sehr zeitaufwendig und man sollte gut überlegen, ob nicht z.B. Ironmountain dies erledigen sollte. Falls man dennoch selber Hand anlegen möchte, würden wir den Tip geben, einen hochwertigen Dokumentenscanner zu erwerben.

Und wen die Arbeit vollbracht ist, freut man sich an dem Digitalen Schatz.

Bild: Holger Bischoff

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Microsoft Office 365: Briefe schreiben in der Wolke

Die Zeiten wo man seine Software selber auf den Rechner aufspielte, neigen sich allmählich dem Ende zu. Microsoft Office läuft nun in der Cloud.

Die Arbeitswelt ist ständig in Bewegung. Hier sollte man sich schnell anpassen. Das gilt auch für die Hard- und Software.

Microsoft hat nun seine bewährtes Office Packet in die Datenwolke verlegt. Microsoft Office 365 läuft komplett in der Cloud und kann nun einfach von jedem Rechner, ortsunabhängig aufgerufen werden. Es spielt auch keine Rolle, ob es ein PC oder Mac ist. Das bietet eine Reihe von Vorteilen. Die Funktionen sind identisch mit der “offline” Microsoft Office Version, somit braucht man auf nichts verzichten.

 

Microsoft Office 365_Maria
Die Vorteile von Microsoft Office 365:

  • Das Update fällt weg, somit ist das lästige aufspielen der neuen Software überflüssig. Dies übernimmt Microsoft.
  • Das Virenproblem ist noch weiter minimiert.
  • Man kann ortsunabhängig arbeiten.
  • Der Rechnersystem spielt keine Rolle mehr. PC oder Mac können eingesetzt werden.
  • Smartphone und Tablet können auch benutzt werden.
  • Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten. Richtige Teamarbeit ist nun möglich.
  • Das Office 365 läuft auf stabilen Servern von Microsoft.
  • Es ist kostensparend, verringert somit die Betriebskosten.
  • Backups werden von Microsoft erledigt, so ist der Datenbestand gesichert, selbst Diebstahl und Feuer können nun nicht mehr die Daten gefährden.

Fazit: Wenn man sich einmal an das System gewöhnt hat, will man es nicht mehr missen. Das arbeiten fällt hier wesentlich einfacher von der Hand. Der große Vorteil ist die Datensicherung und die Ortsunabhängigkeit.

Für diejenigen, die es mal antesten wollen, hat Microsoft ein Demozugang eingerichtet. Hier kann man alles mal ausprobieren und entscheiden ob man sich demnächst lieber in der Cloud tummelt.

Bild: Microsoft

Sponsort by: Microsoft

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Bringen Sie ihren Computer in Top-Form

Man kennt das Problem. Mit der Zeit wird der eigene Rechner immer langsamer. Programme starten mühsam und bis der Rechner hochgefahren ist, kann man in Ruhe einen Café trinken.

Das muss nicht sein. Falls der PC immer mehr zur Schnecke wird, muss man handeln. Defragmentieren der Festplatte oder Programme löschen, hilft nur begrenzt. Ein Profiprogramm muss her, da Windows mit den Jahren immer komplexer geworden ist.

Mit Simplifast hat der PC User ein Tool zur Hand, mit dem überflüssige System-Dateien und unnötig installierte Software schnell entfernt werden kann. Desweiteren wird die Festplatte defragmentiert, die mit den Jahren verringerte Computerleistung wird zurückgewonnen.

Simplifast ist ein fachmännischen Werkzeuge, was genau Ihre Software und Hardware überprüft. Der Rechner wird gescannt. Und mit nur einem Klick kann der User seinen Rechner von seinen nervigen Problemen und Konflikten befreien. Und auf einen Schlag hat man das Geschwindigkeits-Problem gelöst.

Der PC beschleunigen, in manchen Fällen, fast 300% schneller. Der Zugriff auf Daten ist beschleunigt. Nebenbei kann man auch schneller im Web surfen, da auch manch ein Browser zu viel Ballast mitschleppt.

Simplifast gibt es als Freeware zum testen und als kostenpflichtige Version, die noch weitere Vorteile bringt. Desweiteren kann man die Version auf bis zu drei Rechnern installieren. Was für einen normalen Haushalt ausreicht. Falls Sie auch ein Speedproblem haben, probieren Sie einfach mal Simplifast aus.

Bild: Screenshot simplifast

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Der Mountail Lion verspeist die Batterie

Man ist schon etwas genervt von Apple. Das neue Mac OS X 10.8 aufgespielt und schon leert sich die MacBook Air Batterie im Minutentakt.

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Was ein Highlight der Apple Laptops war, die wirklichen 8 Stunden Batterie-Leistung, verpufft nun in Minuten. Etwa ein Beta-Test beim Apple User? Oder eher die schnelle Entwicklungsphase von einem neuen Betriebssystem? Was eigentlich zur Hauptaufgabe von einem Laptop zählt, die starke Leistung der Batterie, ist nun Geschichte. Da hat sich Apple auf einen Schlag nicht gerade viele neue Freunde gemacht.

Nicht nur, das nun der Google Chrome Browser den Start verweigert, nun ist auch die Batterie auf Magerleistung. Und Safari ist nun wirklich keine Alternative. In Zukunft sollte man sich an den Spruch halten: “Never change a running system”. Beim nächsten Update wird man wohl ein paar Monate verstreichen lassen, bis man ein neues System aufspielt. Man will sich ja nicht wieder verschlechtern. Also abwarten und zuerst einmal die anderen testen lassen.

Man ist aber wirklich genervt, wenn nun nicht mehr 8 Stunden Batterie-Leistung anstehen, sondern oben rechts nach ein paar Minuten 5 Stunden angezeigt werden. Die Suche nach den nächsten Steckdosen ist nun nicht mehr nur den Windows-Usern vorbehalten, sondern auch den Apple Jüngern. Die Windows-User können zumindestens noch die Batterie selber wechseln, was beim MacBook Air nicht der Fall ist.

Schöne neue Welt. Bekanntlich kommt ja in zwei bis drei Wochen, wie üblich bei Apple, das nächste Update raus. Die Mac OS X 10.8.1 Version steht ja schon für die Entwickler bereit. Das lässt ja einen hoffen, das dieses beschissene Batterie-Problem schnell gelöst wird. Zumindestens ist nun das plötzliche Einfrieren von Mac OS X 10.7 beseitigt, was nebenbei auch nicht von uns gelöst werden konnte.

Desweitern konnten wir auch feststellen, dass der Lüfter auch etwas öfters anspringt. Was bei dem Mac OS X 10.7 noch nie der Fall war. Hier bewegte sich der Lüfter nur beim Filme schneiden. Nun aber auch bei mancher Photoshop-Aktion!? Was wir allerdings nicht verstehen können, da hier ja nicht gerade viel Power benötigt wird. Falls nun aber noch das thermische Problem auftauchen sollte und das MacBook Air heiß laufen sollte, werden wir wohl die Reißleine ziehen und auf Mac OS X 10.7 downgraden.

Mal sehen was die Batterie ab 10.8.1 zu vermelden hat… Wir sind gespannt…

Bild: Screenshot Mac OS X 10.8

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Google Chrome, Mac OS X 10.8 und die Diktierfunktion

Apple Mac OS X 10.8 Lion installiert und nun rauscht Google Chrome ab. Seltsam warum Google Chrome nun nicht mehr funktionieren will…

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Nachdem wir nun Apple Mac OS X 10.8 installiert haben, wollte Google Chrome nicht mehr. Alles funktioniert nur Google Chrome nicht. Ein Schelm wer Böses denkt :-). Wahrscheinlich liegt es nur an einem nicht kompatiblen App. Leider haben wir keine Lust den Fehler zu suchen, abwachten ist die Devise. Vielleicht gibt es in den nächsten Tagen noch ein Update, welches den Fehler behebt. Wer was weiß kann es ja gerne hier posten…

Wir wundern uns schon. Normalerweise kenne wir das nur von Windows Systemen. Jetzt gibt es das auch beim Mac. Jedenfalls startet Mac OS X 10.8 bedeutend schneller, als mit der Vorgängerversion. Nur auf Google Chrome müssen wir jetzt verzichten, dafür nutzen wir nun Safari. Aber nur als Zwischenlösung, da Google Chrome bedeutend besser läuft als Safari. Ist jedenfalls unsere Meinung. Nachdem wir nun zwangsweise Safari testen, fällt uns auf, dass Safari auch etwas schneller geworden ist. Jedenfalls beim Laden der Spiegel Online Seite.

Ganz nett ist die Diktierfunktion von Mac OS X 10.8. Die funktioniert selbst auf dem WordPress Blog. Jetzt braucht man beim bloggen noch nicht mal mehr die Tastatur. Schöne neue Welt. Wo das mal alles hinführen soll. In zehn Jahren hat man noch die Google-Brille auf und was folgt dann? Apple ist ja ganz groß im weglassen…

Kein CD-Laufwerk mehr, DVD gibt es auch nicht, Netzwerkstecker ist auch futsch und demnächst gibt es Apple Rechner ohne Tastatur. Lustige Sache… Mal sehen was demnächst kommt. Die Mac Diktierfunktion klappt jedenfalls hervorragend. Der Text ist fast zu 90 % diktiert worden, also ohne Tastatur und das alles ohne Probleme. Uns gefällt das.

Wir werden demnächst im stockMagazin berichten, ob die Diktierfunktion wirklich alltagstauglich ist… Demnächst also hier mehr zu dem Thema.

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Kostenlose Programme für jede Gelegenheit im Internet

Sie fragen sich manchmal, was Ihr PC eigentlich zu leisten imstande ist? Sie möchten Ihren Rechner für etwas anderes nutzen, als bloß um E-Mails zu schreiben oder im Internet zu surfen? Sie haben plötzlich eine kreative Ader in sich entdeckt und möchten sich gestalterisch am Rechner ausleben oder wollen einfach mal hemmungslos zocken? Dank einer ganzen Reihe von Freeware-Tools im Internet kann man seinem Rechner neues Leben einhauchen, ohne dafür tief, geschweige denn überhaupt ins Portemonnaie greifen zu müssen.

Mit Gimp professionell Bilder bearbeiten

Bevor man überlegt, sich ein leistungsstarkes Freeware Tool zu besorgen und zu installieren, sollte man mit dem Benchmarktool 3D Mark einen Leistungstest des Rechners durchführen. Dadurch findet man heraus, was der Rechner überhaupt leisten kann und beugt Systemcrashs vor, die durch eine Überforderung des Rechners entstehen könnten. Ist der Rechner leistungsfähig genug, um sich der Herausforderung eines anspruchsvollen Tools zu stellen, kann man sich der Qual der Wahl stellen: Welches Tool soll es denn bitteschön sein? Da man im Internet unheimlich viele kostenlose Programme findet, kann die Freiheit der Wahl einen schonmal überfordern. Wer sich beispielsweise im Designbereich austoben will, der kann kostenlos und auf hohem Niveau mit Gimp arbeiten . Gimp ist ein leistungsstarkes und komplexes Bildbearbeitungsprogramm, das kommerzieller Software wie Photoshop in so gut wie keinem Punkt nachsteht.

Gratis ausprobieren und bei Gefallen behalten

Egal, in welchem Bereich man sich kreativ austoben will, es gibt fast nichts, was es im Netz nicht gibt. Da immer mehr Leute auch als Hobby die Kunst des Programmierens von Software erlernen und anwenden, hat sich im Internet eine regelrechte Szene entwickelt, die Freeware Tools entwickelt und ständig up to date hält. Schon lange kann man daher nicht mehr sagen, dass kostenlose Tools Bezahlprogrammen weit unterlegen wären. In jedem Fall kann man mit einem solchen Gratis Download nichts verkehrt machen – ausprobieren bietet sich immer an.

Bild: Screenshot soft-ware.net

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Windows Phone 7.5 Mango Update

Das Mango Update für Windows Phone 7 wird heute (28.09.11) ausgeliefert. Hiermit erhalten nun alle Nutzer von Windows Phone 7 das aktuelle Update 7.5 Mango.

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Nun ist es endlich soweit. Microsoft liefert das Windows Update 7.5 aus. Im Laufe der Woche sollen alle Windows Smartphone Nutzer das Mango Update erhalten.

Spätestens bis Ende Oktober sollen, laut Microsoft, alle Nutzer das Update von Mango erhalten haben. Das Microsoft Windows Phone Update 7.5  ist natürlich kostenlos und wird per Download automatisch übertragen. Der Windows Phone User erhält eine Benachrichtung auf seinem Telefon, wenn sein Update zur Verfügung steht.

Das Update 7.5 enthält einige hundert Neuerungen. Multitasking für die Anwendungen, der neue Microsoft Explorer Mobile 9, einfacher Wechsel zwischen Facebook, SMS, Telefon und Mail. Es können auch Gruppen angelegt werden (als Kacheln), die dann z.B. einfach per Rundmail, informiert werden können. Das erleichtert die Business Kommunikation erheblich.

Desweiteren wird Facebook, Twitter und LinkedIn fester Bestandteil von Windows Phone 7.5. E-Mail Posteingänge können gebündelt werden. Die Kacheln können endlich selber verändert werden. Hiermit kann nun jeder Windows Phone 7.5 Nutzer seine Kacheln bearbeiten und anpassen. Desweiteren wird die Bing Suche aufgebohrt.

Über die weiteren Neuerungen von Windows Phone Mango werden wir dann im Oktober, hier im stockMagazin berichten, falls wir das Update 7.5 dann auch zügig im Oktober erhalten.

Bild: Mirosoft

 

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iOS 5 Ende September?

Laut Spekulationen die man in den letzten Tagen im Netz findet, soll das neue Apple iOS 5 Ende September erscheinen.

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Die finale iOS 5 Version steht in den Startlöchern, wie auf 9to5mac nachzulesen. Ob die iPads, iPhones und iPods sich automatisch das iOS 5 Update laden wird sich zeigen. Auf jeden Fall fällt ab dann das lästige „anstecken“ an Mac oder PC weg, was wohl die meisten als störend empfinden. Updates über das Wlan sind halt praktischer.

Apple kündigt auf seiner Seite über 200 neue Features an. Interessant ist das neue Benachrichtigungszentrum. Nachrichten werden kurz eingeblendet und stören nicht mehr, da diese automatisch verschwinden. iMessage wird wohl langfristig die SMS bei den iPhone Usern ablösen, da kostenlos.

Auf Zeitungskiosk sind wir hier alle gespannt, besonders auf die Preise. Falls diese nicht stimmen, wird es wohl eher die Print-Ausgabe. Twitter? Gibt es schon länger als App, daher erschließt uns der Mehrwert nicht.

Die Foto-Funktion… Auf die „lauter“ Taste und das Foto ist im Kasten. Hätte schon vor langer Zeit ins iOS eingebaut werden sollen. PC free, wie schon oben beschrieben, das beste Features. Wifi Sync, ebenfalls neu, kümmert sich dann um den nächtliche Content Sync. Alles in allem gute Neuerungen für iPad und Co.

 

 

 

 

 

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iTunes Match: Vinyl in der Apple iCloud Wolke.

Wie schon im Vorfeld von Steve Jobs angekündigt, ist Apple nun auch in der Wolke angekommen. Apple iCloud steht in den Startlöchern.

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Der neue Apple Online-Dienst iCloud bietet, unter anderem, den Apple Nutzern einen praktischen Service im Bezug auf iTunes.

Die bei Apple erworbene Musik, wird durch Apple iCloud an andere Apple Rechner, iPads und iPhones automatisch verteilt.

Selbst gerippte CDs, Vinyl-Platten oder „illegal“ kopierte Musik können mit iTunes Match erfasst werden und werden dann ebenfalls mit Apple iCloud verteilt. Der Apple Dienst iTunes Match wird 24,99 US Dollar pro Jahr kosten. Die deutschen Preise stehen noch nicht fest.

Die eigene Musik, die durch iTunes Match auf der Festplatte identifizierte wird, ist dann in 256 kb/s Qualität automatisch in der iCloud Wolke. Ein Upload ist nicht notwendig, da der Datenbestand im iTunes Musik-Store über 18 Millionen Songs aufweist. Also eine billige und schnelle Art, seine eigene Musik auf dem iPhone verfügbar zu machen.

Die Musik-Industrie ist allerdings an iTunes Match beteiligt. 30% gehen an Apple, der Rest wird aufgeteilt. Man könnte sagen, dass dieser Dienst die „illegale“ Musik nun so säubert. Der ehrliche Nutzer bezahlt nun zweimal. Man darf aber nicht vergessen, dass man mit Apple iTunes Match eine Menge Zeit spart. Wer hat denn schon Lust, seine Musik einzeln auf jedes Gerät zu übertragen.

Die große Frage zum Schluss: Ist nun die „illegale“ Musik, die durch iTunes Match in der iCloud Wolke verteilt wird, nun legal? Oder bleibt diese Musik „illegal“? Eigentlich sollte diese nun legal sein, da man schließlich 24,99 US Dollar pro Jahr bezahlt hat. Zu diesem Thema ist bei Apple allerdings keine Info zu finden. Unsere Meinung hierzu. Illegal bleibt Illegal. Wer mehr hierzu weiß, kann gerne posten.

Bild-Titel: Holger Bischoff

Bild-Text: Apple Inc.

 

 

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Otto App: Der Fashion-Designer für das iPad

[Trigami-ReviewDas Apple iPad wird mittlerweile wie geschnitten Brot verkauft. Nun habeneinige Firmen den Trend erkannt und versorgen die iPad Fans mit teilweise kostenlosen iPad Apps. Leider sind einige der Apps nicht wirklich gut umgesetzt.

Einen etwas anderen und besseren Weg, geht Otto mit seinem Fashion-Designer für das iPad. Wir haben uns das App von Otto bei einem Bier und guter Musik mal auf unser iPad geladen. Wer also sich als Modezeichner betätigen möchte und dies auch einigermaßen kann, sollte sich mal das App ansehen. Das Programm ist sehr gut umgesetzt und bietet sehr viele Einstellungen, um seinen Entwurf zu verbessern. Wer kein Talent hat (wie ich) sollte es lieber sein lassen, oder sein iPad der Damenwelt übergeben.

ImOtto App kann man nicht nur die Farben einzeln auswählen und stark verändern (viele Farbtöne zur Auswahl), es stehen auch weitere Zusatzfunktionen zur Auswahl bereit. Wie z.B. eine große Auswahl an Hosen, Hemden, T-Shirts, Kragenformen, Hosenformen und einige Schuhmodelle. Nebenbei kann man bei seinem Model auch die Haare und die Gesichtsform frei auswählen. Als Model steht natürlich ein männliches und ein weibliches zur Verfügung. Dies alles erleichtert das Zeichnen ungemein.

Wenn man nun sein Model fertig eingekleidet hat, kann man dies an Otto senden und als Gewinn erhält man ein Gratisexemplar von seinem Outfits und es wirdzusätzlich exklusiv bei Otto produziert und angeboten. Es ist nicht so, dass jeder, der sein Entwurf an Otto sendet, seine Kleidung erhält. Man kann die Entwürfe lediglich am Wettbewerb teilnehmen lassen und der absolute Gewinner erhält dann ein Produkt.

Der Fashion-Designer von Otto ist also was für ambitionierte Nachwuchsdesigner und auch für alle, die einfach mal Spaß haben wollen. Natürlich ideal für alle die sich der Mode und dem Zeichnen verschrieben haben. Ich gehöre allerdings nicht dazu und werde das iPad nächstes Wochenende den weiblichen Grafikdesigner überreichen.

Mal sehen ob einer von unserem Team bei Otto gewinnt. Falls ja, werden wir berichten. Bis zum 03.03.2011 können alle Nachwuchsdesigner nun ihre Entwürfe über das Otto App an Otto senden. Zusätzlich wird auch noch jede Woche ein 50,- € Gutschein verlost. Weitere Info über den Otto Fashion-Designer sind auch bei Facebook zu finden. Otto ist natürlich auch als Firma bei Facebook zu finden. Die Entwürfe aus dem App werden bei Facebook präsentiert. Man kann sich dort auch mal die Konkurrenz ansehen und wenn nötig mit einem neuen Entwurf nachlegen.

Fazit: Alles in allem eine gute Idee und mal was anderes als nur seine Ware im App zu Präsentieren. Die Umsetzung, Handhabung und auch das Design überzeugen bei dem Otto App. Man sollte aber schon etwas Talent mitbringen und mindestens einen Entwurf wie unten gezeigt einreichen. Mal sehen wie was demnächst bei Facebook alles zu sehen ist.

Der Startbildschirm mit allgemeiner Info:

Die Menüleiste, zum aufklappen:

Ausmalen…

Ein weiteres und besseres Beispiel…

Bild: Holger Bischoff / Otto Versand

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